Halo Sobat Jago! Siapa yang suka ditunjuk jadi panitia dadakan untuk acara kantor? Mau nolak, gak bisa karena biasanya yang nunjuk langsung si bos. Mau terima juga beban tanggung jawabnya rasanya kok gede banget, karena ekspektasi temen-temen dan si bos sama acara yang kita gawangi pasti diem-diem seperti hantu gentayangan di film horror alias bikin susah tidur.

Nah kali ini Bang Jago mau bahas tentang persiapan yang perlu disiapin supaya acara kantor gak garing. Biar kalau mendadak ditunjuk jadi panitia acara kantor gak perlu panik lagi karena udah tau nih trik dan tipsnya dari Bang Jago. Dari sekian banyak tips yang ada di luar sana, Bang Jago rangkum jadi lima hal yang harus dihindari supaya acara kantor gak garing. Ada apa aja? Yuk cek rangkumannya di bawah ini.

‍

Tetapkan tujuan

‍

Yang pertama harus disiapkan kalau mendadak ditunjuk jadi panitia acara kantor adalah Sobat Jago mesti tau dulu apa tujuan dari acara kantor tersebut. Misal acara kantornya berkaitan dengan selebrasi kesuksesan peluncuran produk baru di pasaran. Berarti target acaranya kan ada partner kantor, perwakilan klien, tim produk, dan tentunya karyawan kantor.

Nah, setelah Sobat Jago tau tujuan dari diadakannya acara kantor tersebut, selanjutnya Sobat Jago juga harus tau berapa jumlah tamu yang diundang. Kalau sudah dapat informasi tentang tujuan dari acara kantor tersebut diadakan dan jumlah tamu undangannya, Sobat Jago jadi bisa menentukan format acara kantor yang akan dilakukan dengan lebih mudah dan tentunya menghindari kemungkinan ketidakcocokan antara tujuan acara dan harapan diadakannya acara tersebut dengan realita yang terjadi nanti.

‍

Bikin rundown

‍

Selanjutnya biar acara kantor gak garing, wajib hukumnya untuk bikin rundown acara alias susunan acara. Gak mau dong nanti acaranya terlalu penuh improvisasi sampai lupa ada games yang harus dimainkan sama semua peserta karena terlalu asik menikmati live music? Atau malah makanan yang disediakan keburu dingin karena kelamaan dengerin pidato dari atasan?

Untuk menghindari hal-hal seperti itu, maka kalau Sobat Jago ditunjuk jadi panitia penyelenggara acara kantor, jangan lupa untuk segera susun rundown acara setelah tujuan dari acara kantor dan jumlah tamu undangan sudah diketahui. Buat rundown acara yang detail yah, karena kalau rundown acara terlalu sederhana alias tidak detail, biasanya bakal banyak yang kelewat saat pelaksanaan acara.

Selain memudahkan jalannya eksekusi acara, dengan adanya rundown acara juga memudahkan tamu undangan untuk memperkirakan waktu selesai acara. Kita gak bisa menganggap semua orang punya jadwal seperti kita, bisa jadi ada tamu undangan acara kantor yang ternyata sudah punya agenda lain setelah selesai mengikuti acara kantor kita. Kalau rundown acara dibuat mendetail, maka tamu undangan bisa mencocokkan agenda acara kantor dengan agenda personal yang dimiliki jika ada.

‍

Anggaran dana

‍

Ini dia bagian yang paling krusial dari keberhasilan sebuah acara kantor. Apalagi kalau bukan anggaran dana. Yes, sebuah acara kantor yang sukses biasanya sangat ditentukan oleh besarnya anggaran dana yang bisa dikeluarkan.

Tapi bukan berarti anggaran dana yang kecil otomatis membuat acara kantor yang diadakan pasti gagal loh Sobat Jago. Peran anggaran dana dalam hal faktor utama penentuan keberhasilan acara kantor adalah sebagai landasan untuk dapat menentukan konsep dan detail lainnya yang diperlukan untuk membuat sebuah acara kantor.

Bisa saja Sobat Jago membuat sebuah acara kantor yang sukses meski dengan anggaran dana yang kecil. Semua ditentukan dari kesesuaian antara tujuan acara, jumlah tamu yang diundang, dan anggaran dana yang tersedia. Tidak mungkin bisa menyelenggarakan acara kantor yang ingin mengundang 100 orang namun hanya memiliki budget untuk mengundang 10 orang. 

Cara praktis untuk menghitung dana untuk sebuah acara kantor adalah dengan mengetahui jumlah tamu undangan dikali kebutuhan untuk mencapai tujuan pelaksanaan sebuah acara kantor. Misal ingin mengadakan acara syukuran untuk peresmian toko cabang baru dengan mengundang 100 orang wartawan. Maka estimasi anggaran dana yang dibutuhkan adalah 100 dikali alokasi budget untuk transportasi dan konsumsi per orang.

‍

Pilih tempat

‍

Setiap acara kantor tentunya memerlukan tempat sebagai lokasi pelaksanaan acara. Pemilihan tempat juga merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari besarnya anggaran dana yang dapat dikeluarkan untuk membuat sebuah acara kantor.

Kalau memang acara kantor diadakan di dalam ruangan kantor sendiri, tentu saja biaya sewa tempat untuk pelaksanaan acara dapat dihilangkan. Namun, kalau acara kantor harus diadakan di luar kantor seperti misalnya outing karyawan, maka sesuaikan tempat yang akan dipilih dengan tujuan diadakannya acara kantor tersebut.

Perhatikan faktor lokasi, kelengkapan fasilitas, dan tentunya harga yang ditawarkan. Kalau bisa ambil paket untuk all-in, biasanya akan lebih murah untuk event-event tertentu. Jangan takut untuk menawar harga jika memang dibutuhkan. Biasanya harga sewa tempat untuk lokasi acara kantor masih bisa dinego kok. Jadi tenang aja Sobat Jago, kalau disuruh jadi panitia dadakan untuk acara kantor, ingatlah bahwa hampir seluruh tempat untuk pelaksanaan acara kantor, harganya masih bisa ditawar. Yang penting jangan sampai salah pilih tempat yang berujung pada membengkaknya anggaran dana kantor. Jangan sampai, setelah acara kantor berakhir terbit perkara baru mengenai pertanggungjawaban dana yang terpakai.

‍

Perhatikan konsumsi

‍

Persiapan paling akhir ini tidak kalah penting dibanding dengan tips-tips sebelumnya. Justru kadang-kadang orang masih bisa memaafkan lokasi acara kantor yang kurang maksimal dibandingkan dengan konsumsi yang mengecewakan. Hayo, ngaku deh sama Bang Jago, pernah gak dateng ke acara kantor tapi rasanya pengen cepet pulang biar bisa makan karena rasa makanannya kurang oke?

Keberadaan konsumsi untuk menunjang keberhasilan sebuah acara kantor bisa dibilang sangat krusial Sobat Jago. Jadi untuk masalah konsumsi sebaiknya pilih vendor katering yang memang sudah terjamin. Misalnya Jago Coffee yang memang sudah terbukti selalu menyediakan produk-produk minuman kopi maupun non kopi yang berkualitas tinggi namun dengan harga yang sangat terjangkau. Dan kalau tertarik mengundang Jago Coffee ke acara kantor Sobat Jago juga bisa banget!

Pesen aja Jago Party! Jago Party adalah layanan katering minuman dari Jago Coffee untuk melayani kebutuhan acara baik acara kantor atau acara personal. Kalau Sobat Jago mau pesen Jago Party juga bisa request kehadiran Jagoan alias barista Jago Coffee dengan cart-nya di lokasi acara. Jangan lupa, kalau Jago Party juga bebas ongkir untuk pemesanan dengan durasi jarak maksimal 19 km dari lokasi Depot Jago Coffee di Karet Kuningan.

Kalau untuk harganya sendiri mulai dari Rp 500.000 untuk 50 cup minuman ya Sobat Jago. Harga tersebut berlaku untuk semua menu. Sobat Jago juga bisa loh memesan menu kopi dan non-kopi yang diinginkan untuk setiap pembelian Jago Party. Oh, bahkan kalau Sobat Jago mau request lagu sama Jagoan juga bisa loh!

Jadi udah jelas ya kira-kira lima hal yang harus dihindari supaya acara kantor gak garing seperti kerupuk yang baru digoreng. Mudah-mudahan tips dari Bang Jago bisa membantu Sobat Jago yang lagi merencanakan acara kantor. Ditunggu loh orderannya 👀

‍